Ceremoniemeesters opgelet! Alle tips en taken op een rij.

Gepubliceerd op: 6 juni 2018

Jouw zus, broer, beste vriend of vriendin gaat trouwen en jij bent ceremoniemeester! Leuk, spannend en een hele verantwoording tegelijk. Geen idee waar je als ceremoniemeester aan moet denken? Pak deze lijst tips, trucs en taken erbij zodat je voor, tijdens en na de bruiloft tot in de puntjes bent voorbereid.

Verantwoordelijkheden van een ceremoniemeester

Als je gevraagd bent als ceremoniemeester, is dat een hele eer. Het bruidspaar geeft een deel van de organisatie in jouw handen en jij gaat ervoor zorgen dat zij een zorgeloze bruiloft hebben. De verantwoordelijkheden van een ceremoniemeester liggen niet vast en zijn in samenspraak met het bruidspaar vast te leggen. Sommige bruidsparen houden de organisatie liever zelf in handen, andere bruidsparen geven jouw creativiteit meer de ruimte. Het is dus belangrijk dat alle taken en verantwoordelijkheden goed worden verdeeld en kortgesloten. Niemand (ook jij als ceremoniemeester) zit te wachten op een gat in het draaiboek of een gemiste kans tijdens de bruiloft.

Maak een draaiboek voor de bruiloft

Juist. Een draaiboek. Om jou als ceremoniemeester overzicht te geven, is het verstandig om een draaiboek te maken van de hele dag. Niet alleen van de bruiloft zelf, maar ook van de uren (of dagen) voor en na de bruiloft. Een aantal cruciale tips bij het opstellen van een draaiboek:

Bepaal en noteer het tijdspad tot op het kwartier of half uur precies;
Bedenk van tevoren welke voorbereidingen eerder getroffen kunnen worden om jezelf te ontlasten op de grote dag zelf (geloof ons, dan heb je al genoeg aan je hoofd);
Begin tijdig met het opstellen van een draaiboek. Hoe eerder acties duidelijk zijn, hoe sneller de dag compleet is en jullie tijd hebben om de details in te vullen;
Noteer wie verantwoordelijk is voor welke actie, om op de dag geen verwarring te hebben;
Neem je draaiboek mee op de bruiloft om geen steekjes te kunnen laten vallen;
Maak in je draaiboek een lijst met leveranciers (en sla contactgegevens alvast op in jouw telefoon, zodat je ze altijd bij de hand hebt).

Aanmeldingen en afmeldingen bijhouden

Vaak worden ceremoniemeesters gevraagd om alle aanmeldingen bij te houden. Blijven gasten eten? Vraag dan ook om dieetwensen te vermelden bij de aanmeldingen. Je kunt er voor kiezen een nieuw e-mailadres te maken voor de bruiloft, dit maakt het aanmelden natuurlijk al iets persoonlijker. Vermeld daarnaast ook altijd een telefoonnummer op de uitnodiging waar gasten zich kunnen melden.

Een excel bestand aanmaken is de meest ideale manier om makkelijk en snel de gastenlijst bij te werken. Een kolom met naam, dieetwensen en aanwezigheid geeft een goed overzicht van de gastenlijst. Als er daarnaast speeches of ludieke acts gedaan mogen worden op de bruiloft, ben jij ook verantwoordelijk voor deze taak.

Vergeet niet dat jij het aanspreekpunt voor de gasten bent, dus dat je ook op de dag zelf voorbereid bent op vragen!

Ceremoniemeester op de bruiloft

De grote dag is aangebroken. Jij als ceremoniemeester moet het hoofd koel houden en de dag tot in de puntjes verzorgen. Een aantal tips om de dag zo relaxt mogelijk door te komen:

Instrueer getuigen, bruidsmeisjes, bloemenmeisjes en ringendrager tijdig. Met name wanneer het jonge kinderen betreft. Wees duidelijk over wat er staat te gebeuren en wanneer ze wat moeten doen;
Wees op tijd op de locatie! Haasten is het laatste wat je wilt op een dag als deze. Spreek van tevoren duidelijk af met de locatie wie wat klaar zet en wie welke voorbereidingen treft;
Zorg dat (indien mogelijk) zoveel mogelijk spullen vooraf al op de locatie liggen. Denk aan een gastenboek, enveloppendoos en aankleding;
Ben je verantwoordelijk voor de muziek tijdens de ceremonie? Test vroegtijdig of de installatie werkt en neem verschillende mogelijkheden mee om de muziek af te kunnen spelen;
Spreek duidelijke tijden af met de leveranciers voor het leveren van bijvoorbeeld de bloemen en de bruidstaart;
Wees bereikbaar. Leveranciers of gasten kunnen jou op het laatste moment nodig hebben voor vragen;
Bewaak de cadeaus. Tijdens de receptie is het druk. Iedereen wil graag het bruidspaar feliciteren. Zorg ervoor dat er voldoende ruimte is voor cadeaus en dat deze ook bewaakt worden wanneer de receptie is afgelopen;
Neem alles weer mee. Cadeaus, gastenboek en aankleding kan allemaal weer meegenomen worden na het feest. Is het mogelijk om de dag erna nog spullen op te halen? Super! Dat scheelt weer een zorg op de avond zelf;
Geniet met mate. Je hebt een verantwoordelijke rol, dus zorg dat je niet aan het einde van de avond op de tafel staat te dansen ;).

Heb je er nog zin in? Wij hopen van wel, want er is niets mooiers dan jouw zus, broer, beste vriend of beste vriendin een fantastische en zorgeloze dag te bezorgen. We geven je nog één laatste tip mee: neem een emergency-kit mee!

Naaisetje (naald, draad, schaartje, veiligheidsspelden)
(Blaren)pleisters
Een extra overhemd voor de bruidegom
Een extra panty voor de bruid
Lipgloss voor de bruid
Dextro energy, voor wanneer iemand onwel wordt
Pepermuntjes
Parfum/deodorant
Tissues
Telefoonoplader
Platte schoenen
Paraplu